|
|
Archivio Storico Comunale:
REGOLAMENTO DELL'ARCHIVIO STORICO COMUNALE DI FRASCATI
TITOLO I
Principi fondamentali
Art. 1 L’Amministrazione comunale individua nell’archivio, quale complesso dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attività, un servizio essenziale per garantire la memoria storica e assicurare la trasparenza dell’azione amministrativa.
A tal fine riconosce la necessità di un corretto funzionamento del servizio archivistico, sia nella sua fase corrente di protocollazione e classificazione delle carte, sia nella successiva fase di archiviazione, ordinamento, inventariazione e conservazione dei documenti intesi come bene culturale di natura demaniale, secondo il dettato del D.L. 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali”.
TITOLO II
Natura, condizione giuridica, sede e finalità dell’Archivio Storico
Art. 2 In attuazione dell’art. 40 del D.L. 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo Unico delle disposizioni legislative in materia dei beni culturali e ambientali” è istituito l’Archivio Storico Comunale con sede in Frascati Via Matteotti, comprendente oltre all’Archivio Comunale anche gli archivi aggregati e altri archivi che potranno essere acquisiti in futuro dal Comune a diverso titolo.
L’Amministrazione Comunale riconosce nell’Archivio Storico un istituto culturale che concorre all’attuazione del diritto di tutti i cittadini all’informazione, nonché allo sviluppo della ricerca e della conoscenza.
Art. 3 Gli archivi oggetto del presente regolamento sono soggetti al regime di demanio pubblico ai sensi degli artt. 54-55 del D.L. 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali”.
Art. 4 L’istituzione dell’Archivio Storico persegue come finalità:
la conservazione e l’ordinamento dei propri archivi come garanzia della memoria storica dell’Ente e della comunità locale;
l’attivazione delle corrette procedure di scarto dei documenti ai sensi dell’art. 21 del D.L. 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali”.
la consultazione, da parte dei cittadini che ne facciano richiesta, di tutti i documenti su qualsiasi supporto, da esso conservati e il rilascio di copia con le modalità di cui al Titolo III;
la promozione di attività didattiche e di ricerca storica, nonché di valorizzazione dei patrimoni documentari, pubblici o privati, che costituiscono significativa fonte per la storia del territorio comunale, in collaborazione con la regione Lazio, la Soprintendenza Archivistica per il Lazio, gli Archivi di Stato, gli Istituti scolastici e gli altri istituti di ricerca (art. 111 del D.L. 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali”);
la tutela e l’acquisizione di quei documenti o di quegli archivi che risultino di interesse per la conoscenza e lo studio della storia locale;
il raccordo costante con l’Archivio di deposito per i problemi della sua organizzazione, gestione e versamento dei documenti nell’Archivio Storico e con il Protocollo per favorire la razionalizzazione delle procedure di registrazione, classificazione e conservazione, anche alla luce delle nuove tecnologie dell’informazione.
Art. 5 L’Archivio Storico persegue le finalità di cui all’art. 4 con la collaborazione tecnica e operativa della Soprintendenza Archivistica per il Lazio nel quadro delle rispettive attribuzioni loro affidate dalla normativa statale e regionale vigente.
TITOLO III
Gestione del personale dell’Archivio
Art. 6 L’Archivio è amministrato dal Comune, che stanzia nel proprio bilancio le somme necessarie ai locali, al personale, alle attrezzature, alla conservazione del patrimonio archivistico, al funzionamento del servizio e alla realizzazione di attività culturali. La competenza dell’archivio Storico è attribuita all’Ufficio Biblioteca Comunale.
L’Archivio Storico fa parte integrante del patrimonio documentario della Biblioteca Comunale. Il personale in servizio presso la biblioteca comunale espleta anche compiti connessi con la gestione dell’archivio, sotto la diretta vigilanza del Direttore della Biblioteca.
Art. 7 Il Direttore della Biblioteca, in possesso degli idonei titoli culturali, ha la direzione tecnica dell’archivio. Sono suoi compiti:
custodire le chiavi degli ambienti e degli armadi ove si conservano i documenti;
corrispondere con gli uffici pubblici e i privati per quanto concerne il servizio;
provvedere all’organizzazione generale dell’archivio e alla migliore utilizzazione dello stesso da parte del pubblico,
eseguire, col mezzo dell’economo, le spese dell’archivio;
provvedere all’ordinamento degli atti di archivio, mantenendo nella loro integrità le serie, ricostituendole se, posteriormente alla loro forma originaria, furono alterate e alla compilazione dei relativi inventari, indici, repertori e regesti,
rivolgersi alla competente Soprintendenza Archivistica per avere istruzioni circa i lavori archivistici o particolari disposizioni;
vigilare i locali dell’archivio per conoscere se occorrono riparazioni o restauri, denunciando tutti quei fatti che potessero creare un pericolo per l’archivio o per il materiale in esso conservato;
tenersi aggiornato professionalmente e seguire corsi per archivisti;
proporre eventuali modifiche al regolamento dell’Archivio;
avvisare gli organi competenti per qualunque sottrazione, dispersione, disordine o abuso, che giunga a loro notizia relativamente alle carte dell’archivio;
provvedere alla realizzazione di attività e manifestazioni per rendere l’archivio un centro attivo nell’opera di divulgazione del patrimonio culturale del paese.
Art. 7 Il personale deve avere cura della conservazione del materiale d’archivio, degli strumenti inventariali, delle guide, degli strumenti per la rilevazione dello stato di conservazione e delle attrezzature presenti in archivio. I danneggiamenti al materiale archivistico e alle attrezzature sono sottoposti alle norme del codice civile e penale.
TITOLO IV
Norme relative al servizio di consultazione
Art. 8 Sono consultabili gli archivi storici ordinati e inventariati. Gli inventari sono disponibili sia presso l’Archivio Storico comunale, presso la Soprintendenza Archivistica per il Lazio e presso l’Archivio di Stato con sede nel capoluogo di provincia e presso la Regione Lazio.
Art. 9 L’Archivio Storico è aperto al pubblico per consentire la consultazione del materiale documentario in esso conservato, ai sensi degli artt. 54, 98, 107, 108 del D.L.490/1999, negli orari di apertura della biblioteca, esclusivamente previo appuntamento con il personale ad hoc deputato.
Art. 10 Tutti i documenti dell’Archivio Storico sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli di carattere riservato ai sensi degli artt. 107,108,110 del D.L. 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali”
Art. 11 Gli utenti dell’Archivio Storico, per essere ammessi alla consultazione, sono tenuti, a compilare domanda all’Amministrazione comunale come da modello allegato, esibendo un documento di identità. La domanda che ha validità annuale, deve essere rinnovata comunque ogni volta che l’utente intenda mutare l’argomento delle proprie ricerche.
Per nessun motivo un utente può essere lasciato da solo nella sala di consultazione o in altro locale dell’Archivio storico. In assenza dell’archivista o del personale addetto, l’accessibilità viene interrotta.
Ogni volta che l’utente accede alla consultazione deve firmare un apposito registro di presenza in cui sarà annotata anche la segnatura dei pezzi consultati o la loro descrizione con gli estremi cronologici.
Art. 12 Si può consultare un solo pezzo alla volta, salvo che non si tratti di materiale rilegato.
Il personale in servizio prima di consegnare il materiale all’utente deve:
collocare un cartoncino con la segnatura del pezzo prelevato al posto del pezzo medesimo;
verificare lo stato di consultabilità del pezzo per accertare che la consultazione possa avvenire senza danno per i documenti;
verificare se nel pezzo ci siano allegati di pregio e segnalarli all’utente e successivamente verificare che non siano stati asportati o spostati;
Notificare all’utente le norme di comportamento di cui all’articolo successivo che saranno comunque affisse nella sala di consultazione.
Art. 13 E’ assolutamente vietato all’utente:
introdurre nella sala di consultazione borse cartelle o altri contenitori;
appoggiare fogli di carta lucidi, trasparenti e oggetti simili sopra i documenti originali e calcare con qualsiasi strumento sugli originali;
apporre segni con qualsiasi strumento sugli originali;
manomettere l’ordine delle carte consegnate all’interno di buste, faldoni, filze, registri, mazzi ecc.
staccare alcun foglio da filze, registri, mazzi ecc.;
aprire in maniera forzata filze e registri volumi ecc;
spostare violentemente, sbattere o colpire le carte sciolte e i documenti rilegati,
disturbare il silenzio.
In caso di necessità potrà essere richiesta l’assistenza del personale addetto all’archivio.
Il personale in servizio è tenuto a richiamare l’attenzione dei nuovi utenti sulle norme di comportamento e ad effettuare dei controlli sull’osservanza delle norme da parte degli utenti:
L’utente potrà lavorare con il personal computer portatile.
Art. 14 Alla fine della consultazione il materiale documentario deve essere riconsegnato al personale di servizio in Archivio nello stesso stato in cui è stato preso in consegna dall’utente.
Il personale ha l’obbligo di verificare l’integrità del materiale e la corrispondenza con lo stato di conservazione iniziale.
Nel caso in cui il personale in servizio rilevi delle anomalie o mancanza di parti del materiale dato in consultazione deve notificare verbalmente le anomalie o mancanze rilevate all’utente e agli organi competenti dell’Amministrazione comunale.
Art. 15 Chi contravvenga a quanto previsto nelle disposizioni del titolo IV, chi danneggi il materiale consegnato o asporti volontariamente materiale documentario sarà immediatamente sospeso dalla consultazione per un periodo di tempo stabilito dall’Amministrazione comunale che, nei casi più gravi, procederà secondo quanto previsto dal codice penale e civile nelle ipotesi di danneggiamento o furto di beni pubblici ed in particolare di quelli demaniali quali sono i beni archivistici.
In caso di estromissione in via definitiva dell’utente dalla consultazione o in caso di apertura di procedura giudiziaria nei suoi confronti il provvedimento relativo sarà notificato alla Soprintendenza Archivistica per il Lazio.
Art. 16 L’utente può chiedere che il materiale sia lasciato in deposito per la successiva consultazione fino ad un massimo di giorni 2 dopo i quali sarà ricollocato nell’apposito palchetto. Il materiale in deposito non può essere dato in consultazione ad altro utente.
Il materiale riconsegnato senza la richiesta di deposito da parte dell’utente dovrà essere ricollocato dal personale addetto sul palchetto di provenienza.
Art. 17 L’utente può chiedere il servizio di fotoriproduzione. Sono esclusi dalla fotocopiatura i seguenti documenti:
documenti anteriori al 1700;
documenti infilzati o rilegati;
pergamene;
bolli, sigilli e materiale simile;
documenti danneggiati o di difficile maneggiabilità (cartografia di grande formato, lucidi, supporti fragili, ecc.).
Il servizio di fotocopiatura è a pagamento. Le tariffe sono stabilite con apposito atto del Comune e revisionate periodicamente.
Gli utenti, debitamente autorizzati, possono riprodurre i documenti con proprie macchine fotografiche o tramite fotografi da loro incaricati.
La richiesta di autorizzazione deve indicare l’elenco dei documenti da riprodurre con le relative segnature.
La riproduzione fotografica non è consentita per documenti in cattive condizioni di conservazione.
Il permesso di fotoriproduzione non attribuisce nessun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte a terzi.
Art. 18 La pubblicazione delle riproduzioni da parte degli utenti è soggetta a specifica autorizzazione da parte degli uffici competenti dell’amministrazione comunale.
Gli utenti dovranno consegnare all’Archivio Storico copia degli elaborati relativi alle fonti archivistiche utilizzate.
In caso di pubblicazione di documenti tratti dall’archivio è obbligatorio consegnare copia della stampa.
Art. 19 Il materiale archivistico è escluso dal prestito. Fa eccezione il prestito temporaneo per mostre o il prestito a settori dell’amministrazione comunale che ne facciano motivata richiesta limitatamente agli atti dell’Archivio Storico o di deposito del Comune.
Il prestito temporaneo per mostre può essere concesso, nel quadro della valorizzazione e del godimento pubblico dei beni culturali, alle istituzioni che ne facciano richiesta previa acquisizione da parte dell’Amministrazione comunale dell’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per il Lazio ai sensi dell’art. 102 del D.L. 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo Unico delle disposizioni legislative in materia dei beni culturali e ambientali”.